LE CAHIER DES CHARGES WEB

50 exemples de cahiers des charges web

Que contient un cahier des charges de site web ?

Dans le cahier des charges, vous trouverez :

• Le contexte: présentation du cadre du projet, des besoins, des cibles, des objectifs, du marché et de la concurrence, de l’historique du projet, des contraintes et des risques, des indicateurs de succès ; en cas d’évolution, présentation des forces et faiblesses de l’existant.
• Le planning: la date de livraison du projet et les échéances intermédiaires.
• Les intervenants: présentation de l’équipe projet, des différents intervenants internes et externes et de leur rôle respectif dans le projet.
• Les informations pratiques: coordonnées des parties prenantes, fonctionnement interne de l’organisation, accès aux bureaux, etc.
• Les normes de qualité à respecter: référentiels en matière d’accessibilité, de standard informatique, d’ergonomie, de qualité rédactionnelle ou graphique, etc.
• Les modalités d’interaction: canaux de communication, organisation des réunions, fréquence des interactions, modalité d’échange des documents, etc.
• Les modalités de validation : définition des livrables, du circuit de validation, des corrections, etc.
• Les modalités de sélection du prestataire : compétences, expérience, références similaires, tarifs ; avec, si possible, une pondération explicite de ces différents critères (par exemple, le prix intervient pour 40% et le contenu de l’offre pour 60%).
• Le budget prévisionnel: une fourchette ou un plafond pour permettre aux prestataires de se positionner, un bordereau de prix afin de comparer plus facilement les propositions commerciales des différents soumissionnaires.
• Les modalités financières : les modes de tarification (à la journée, au forfait, etc.) et de paiement (coordonnées comptables, délai de paiement, etc.).
• Les aspects juridiques: législation en vigueur, conditions en cas d’annulation, pénalités de retard, instances juridiques compétentes, etc.

Exemple de cahier des charges (à gauche) et de dossier de conception (à droite)
© yellowdolphins.com

Au cahier des charges pourront être joints d’autres documents, le cas échéant :

- Les résultats des audits, tests utilisateurs et analyses statistiques

- Les documents stratégiques : business plan, analyse de marché, stratégie SEO, personas, etc.

- Les documents de référence : la charte graphique, la charte éditoriale, etc.

- Le dossier de conception comprenant par exemple : l’arborescence envisagée, les maquettes ergonomiques, les « blueprints » graphiques, etc.

- L’analyse fonctionnelle détaillée de l’ensemble des processus (« use cases ») avec toutes les spécifications fonctionnelles. Utile dans le cas d’une appplication mobile ou d’un site web à forte interactivité.

- Les instructions techniques : environnement et contraintes techniques, inventaire de l’existant, modalités liées au développement informatique, paramètres de sécurité, mots de passe, liste des fonctionnalités à développer, etc.

Listez les fonctionnalités du site web pour éviter les malentendus

Pourquoi un cahier des charges ?

1. Mettre vos idées au clair
   Mettre à plat les faiblesses et les forces de l’existant, définir les objectifs du nouveau projet, en bref, mettre vos idées au clair est tout bénéfice pour votre projet web, quels que soient ses intervenants. Le cahier des charges est une forme de briefing officialisé.
2. Vous confronter à une expertise externe
   L’aboutissement de votre réflexion pourra être confronté à l’expertise des prestataires. Leur expérience, leur métier et votre connaissance du projet permettront de rectifier le tir ou d’améliorer le projet, le cas échéant. Prévoyez toujours, en ce sens, la possibilité pour le prestataire de poser des questions dans un délai donné.
3. Définir vos priorités
   Tout au long de votre réflexion, vous mettrez des priorités afin de discerner l’essentiel, du facultatif ou de l’accessoire. Vous pourrez ainsi lancer une première version fonctionnelle et continuer à développer le projet étape par étape.
4. Lister l’ensemble des tâches nécessaires
   Le cahier des charges a pour objectif de cerner l’exhaustivité du travail à accomplir. Il évite les mauvaises surprises, comme une charge de travail qui se rajoute pendant le développement, suite à une incompréhension ou un oubli. Le détail des tâches attendues permettra au prestataire d’évaluer avec justesse le temps nécessaire à la mise en œuvre ainsi que le budget. Un cahier des charges imprécis entraîne souvent une hausse des forfaits, ou des frais additionnels.
5. S’accorder sur un niveau d’exigence
   Pour certains projets, notamment ceux qui requièrent un niveau de sécurité ou de performance élevé ou la gestion de données sensibles, un « accord de service » (SLA ou Service Level Agreement) permettra de spécifier le degré de qualité de service exigé entre les parties. Cet accord négocié contribue à établir une relation de confiance. Il vise à s’assurer que les besoins et attentes sont clairement définis et prévoit des critères d’évaluation objectifs du respect des engagements mutuels. On y trouve la description du service, le degré de réactivité, la définition de fiabilité, le processus pour signaler un problème, le temps de réponse, le processus de suivi des performances, etc.
6. Éviter les malentendus
   En mettant à plat non seulement le contenu du projet, mais aussi ses modalités d’exécution, le cahier des charges prévient toute une série d’incompréhensions, de non dits, de dérapages, voire de conflits ouverts, avec possibles conséquences financières, entre le commanditaire du projet et les prestataires internes ou externes.

Un cahier des charges a-t-il valeur juridique ?

Il faudra aller regarder dans le détail de chaque cahier des charges pour déterminer la nature et la valeur juridique de ce document. Néanmoins, ce dernier peut être annexé au contrat juridique signé entre les deux parties. En cas de litige, il pourra être produit en justice comme élément de preuve.

Sur le plan contractuel, la valeur du cahier des charges dépendra du contexte :

• Si l’étude du projet est réalisée par le client lui-même et que c’est lui qui fournit le cahier des charges, le devis du prestataire sera basé sur celui-ci. Le cahier des charges aura valeur contractuelle à condition qu’il soit contresigné par les deux parties ou qu’il y soit fait référence dans le contrat qui sera signé avec le prestataire ultérieurement. Dans les autres cas, le cahier des charges servira de document de référence grâce auquel le client et le prestataire pourront identifier un manquement et revendiquer son exécution ou, le cas échéant, prouver qu’un besoin n’a pas été exprimé et qu’il donne lieu à un supplément de prix.
• Si l’étude du projet est confiée au prestataire sur base d’un devis signé, et qu’il lui revient donc de livrer le cahier des charges, il y aura une incidence sur les droits de propriété intellectuelle liée au projet. Au niveau contractuel, on se référera davantage sur les instructions de départ du client et sur le devis pour voir si la prestation correspond à la mission. Sur le plan des droits de propriétés intellectuelles, le cahier des charges peut être considéré comme une œuvre protégeable s’il est original, c’est-à-dire qu’il reflète la personnalité de son/ses auteur(s). Vérifiez la clause de cession ou non des droits de propriété intellectuelle.

Source :

Les enjeux juridiques du cahier des charges :

https://goo.gl/TTGtWp

Code la consommation, Obligation générale d’information, Article L111-1 :

https://goo.gl/WpGMLR

Trouvez l'équilibre entre précision et lourdeur !

Le cahier des charges peut être simplifié ou beaucoup plus élaboré. Il peut être accompagné de plusieurs documents, par exemple un « cahier de conception » qui guide l’esprit du projet à réaliser, afin de séparer les aspects conceptuels des aspects normatifs.

Un cahier des charges précis vous protège

Au plus un cahier des charges est détaillé, au moins il y aura de portes ouvertes pour des incompréhensions, des erreurs et des débordements de budget par la suite. De plus, le degré de précision du cahier des charges pourra influencer la clause de propriété des droits d’auteur (sauf cession expresse et sous certaines conditions), en ce sens que s’il est très précis, le client peut faire valoir que le prestataire n’a pas apporté de contribution créative, et donc marquer l’œuvre de sa personnalité.

Un cahier des charges trop lourd décourage

Attention au fait qu’un cahier des charges trop détaillé risque d’être enfermant et de ne pas laisser le prestataire jouer son rôle de conseil. Par ailleurs, un cahier des charges trop lourd risque de décourager les meilleurs prestataires d’y participer. Dans les cas où l’effort demandé est important (par exemple lorsqu’il est demandé au prestataire d’effectuer un exercice de style ou de proposer une méthodologie sur mesure), une indemnisation peut inciter davantage de candidats à participer.