Décentralisation de la communication

Infrabel, le Forem, la Poste, l’UNESCO, plusieurs Directions générales à la Commission européenne, la plupart des conseils généraux français,… tous participent au même mouvement : la décentralisation de la production des contenus. C’est vrai pour l’intranet en priorité, avec parfois près de 200 contributeurs de contenu potentiels. C’est vrai, dans une moindre mesure, pour les sites internet publics, alimentés par des équipes de plusieurs dizaines de personnes.

Les avantages de la décentralisation sont :

• Une force éditoriale décuplée
• Des rédacteurs plus proches de leurs matières “naturelles”
• Une culture de la communication répartie à travers toute l’entreprise
• Une écriture plus “opérationnelle” et moins “journalistique”

Cependant, ce processus a ses limites :

• Ecrire est une chose. Ecrire efficacement en est une autre, qui nécessite d’acquérir les bons réflexes.
• Communiquer est une tâche qu’on rajoute à toutes les autres tâches. Les employés concernés manquent parfois de temps pour alimenter le site intranet ou internet.
• Si chacun écrit dans son coin, à sa manière, discordances et redondances ne tardent pas à apparaître. Une vision transversale ainsi que des règles communes restent souhaitables.
• Lorsque chacun produit sans compter, le volume publié devient rapidement gigantesque. L’accès aux contenus et leur indexation deviennent délicats. Il est nécessaire que quelqu’un se préoccupe de nettoyage éditorial.
• Communiquer, OK… mais quoi ? Une vision claire de l’entreprise permet de cerner plus facilement les informations dignes d’être communiquées.

Certaines conditions me semblent donc nécessaires pour que la décentralisation de la production de contenu fonctionne correctement :

• La coordination éditoriale : Il est impératif de nommer un chef de projet qui puisse assurer une vision transversale des contenus. Avec un vrai pouvoir de coordination, utilisé pour garantir la cohérence de l’ensemble du système d’information.
• La formation des contributeurs de contenu aux techniques d’écriture efficaces. Le coaching en est une variante : formation sur le terrain.
• Les guidelines éditoriales : qui définissent les bonnes pratiques et établissent les conventions éditoriales propres à l’entreprise. Optez pour des guidelines concises et illustrées par l’exemple. Oubliez les bottins téléphoniques !
• Le workflow doit être clairement défini, lui aussi : De quel budget-temps éditorial disposent les personnes impliquées ? Qui prend l’initiative d’un contenu ? Qui écrit ? Qui traduit ? Qui met en page ? Qui relit ? Qui valide ? Qui actualise ?
• Une culture de la communication : Les réflexes de communication doivent être encouragés à travers les réunions et la vie de l’entreprise en général. L’attitude du management influence tout particulièrement la manière dont le projet internet / intranet est perçu.
• Une stratégie éditoriale clairement définie : Si les cibles et les objectifs sont clairs, l’écriture gagne en efficacité.

Pour ceux qui l’ignorent, une grande partie de notre activité professionnelle consiste à accompagner les institutions et les entreprises dans ce processus de décentralisation de la production de contenus. En particulier à travers les missions suivantes :

• Formations aux techniques d’écriture pour le web
• Animation de workshops éditoriaux (avec l’ensemble des contributeurs de contenu)
• Mise en place de guidelines éditoriales
• Affinement de la stratégie éditoriale
• Travail sur les interfaces grâce à notre studio graphique
• Optimisation du référencement naturel

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