10 conseils pour rater un intranet

1. Confondre intranet et communication interne
L’intranet est plus qu’un support de communication, c’est un outil de travail. Son objectif est bien plus large que la communication interne. Il est informatif, collaboratif, opérationnel et vise prioritairement l’efficacité d’un système d’organisation. Sur un bon intranet, on ne se contente pas de lire des news, on réserve des salles de réunion, on remplit des demandes de congé, on commande des bics,…

2. Réserver l’édition de contenu à un webmaster et son suppléant
Toutes les personnes disposant d’un accès réservé doivent pouvoir contribuer au contenu. La participation crée l’usage. Mettez un workflow en place, passez de la centralisation à la coordination. Développez le sentiment d’appartenance. Profitez du potentiel de chaque individu et désengorgez la production de contenus.

3. Négliger les attracteurs (killer applications)
Certains contenus intéressent le personnel en priorité : who’s who, menu du restaurant, procédures fréquentes,… Mettez ces contenus en avant. Ils servent d’hameçon. Octroyez une place aux informations conviviales (petites annonces, cercles sportifs, album de famille,…), sans exagération. Mettez des visages des membres du personnel, un air de réalité.

4. Mettre à jour l’intranet une fois par semaine
Non, bien sûr. A chaque instant, des informations nouvelles sont susceptibles de tomber. L’intranet, c’est la vie de l’entreprise, en évolution permanente. Organisez le système en conséquence. Flux RSS, alertes e-mail, systèmes de vidéo-conférence, contenus générés au départ des bases de données de l’entreprise, peuvent venir soutenir l’activité en temps réel.

5. Confier la gestion de l’intranet au département informatique
L’intranet est un tabouret à trois pieds : management, communication, informatique. Les développements informatiques et les communications doivent pouvoir être encadrés par un chef d’orchestre ayant une vision “systémique”.

6. Construire une usine à gaz
Penser à tout, longtemps, et puis quand c’est parfait, mettre en ligne… Illusion de propreté ! Le web n’est pas une chaîne de montage, une mécanique à la Chaplin. Seule la spirale a prouvé son efficacité. Donc, mettre au point et rapidement en ligne, un système modeste mais qui fonctionne. Et puis ne pas hésiter à faire évoluer, et mettre à la poubelle, ce qui devient obsolète.

7. Ne pas parler de l’intranet
Le rôle des managers et des communicateurs est ici déterminant. Les managers doivent montrer l’exemple : utiliser l’intranet, y apparaître, y faire référence en réunion, participer aux formations avec leurs équipes,… sans doubler de mail et de paperasses (éviter la concurrence des autres canaux). Quant aux communicateurs, ils doivent veiller à ce que les autres supports (newsletters,…) renvoient vers l’intranet, cœur du système informationnel.

8. Acheter une boîte noire
L’outil tout-en-un. Sauf si vous voulez jeter votre argent et votre autonomie par la fenêtre, fuyez tout outil « clé sur porte ». Il y aura toujours quelque chose qui ne rentrera pas dans la boîte noire … votre entreprise est unique. Mais réinventer la roue peut également s’avérer coûteux et inefficace. L’idéal reste donc de partir de modules existants, mais qui ne vous coincent pas et permettent le développement sur mesure.

9. 100% Top Down
L’intranet 100% « top down », c’est celui qui ne pratique que la communication descendante. Le management, de manière directe ou à travers ses porte-paroles, est le seul autorisé à exprimer l’entreprise. Les contenus sont filtrés, soumis à approbation stratégique. Vision trop verticale, qui réduit considérablement la dynamique.

10. 100% Bottom Up
L’intranet 100% « Bottom up », c’est celui où tout le monde peut publier sur tout. L’information remonte librement, mais le management ne s’implique pas. L’intranet s’agite, pollue, mais n’a pas de valeur officielle. Que ce soit dans un sens ou dans l’autre, quittez donc la vision verticale et adoptez une approche réseautique. Surtout que tout le monde s’en mêle, dans tous les sens, mais avec un superbe cadrage (pilotage, rôles bien déterminés des acteurs, workflow,…).

Cet article a été rédigé dans le cadre d’une intervention auprès de l’ABCI (Association Belge de la Communication Interne), dans les locaux de l’Université de Namur.

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