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10 conseils pour rater un intranet

1. Confondre intranet et communication interne
L’intranet est plus qu’un support de communication, c’est un outil de travail. Son objectif est bien plus large que la communication interne. Il est informatif, collaboratif, opérationnel et vise prioritairement l’efficacité d’un système d’organisation. Sur un bon intranet, on ne se contente pas de lire des news, on réserve des salles de réunion, on remplit des demandes de congé, on commande des bics,…

2. Réserver l’édition de contenu à un webmaster et son suppléant
Toutes les personnes disposant d’un accès réservé doivent pouvoir contribuer au contenu. La participation crée l’usage. Mettez un workflow en place, passez de la centralisation à la coordination. Développez le sentiment d’appartenance. Profitez du potentiel de chaque individu et désengorgez la production de contenus.

3. Négliger les attracteurs (killer applications)
Certains contenus intéressent le personnel en priorité : who’s who, menu du restaurant, procédures fréquentes,… Mettez ces contenus en avant. Ils servent d’hameçon. Octroyez une place aux informations conviviales (petites annonces, cercles sportifs, album de famille,…), sans exagération. Mettez des visages des membres du personnel, un air de réalité.

4. Mettre à jour l’intranet une fois par semaine
Non, bien sûr. A chaque instant, des informations nouvelles sont susceptibles de tomber. L’intranet, c’est la vie de l’entreprise, en évolution permanente. Organisez le système en conséquence. Flux RSS, alertes e-mail, systèmes de vidéo-conférence, contenus générés au départ des bases de données de l’entreprise, peuvent venir soutenir l’activité en temps réel.

5. Confier la gestion de l’intranet au département informatique
L’intranet est un tabouret à trois pieds : management, communication, informatique. Les développements informatiques et les communications doivent pouvoir être encadrés par un chef d’orchestre ayant une vision « systémique ».

6. Construire une usine à gaz
Penser à tout, longtemps, et puis quand c’est parfait, mettre en ligne… Illusion de propreté ! Le web n’est pas une chaîne de montage, une mécanique à la Chaplin. Seule la spirale a prouvé son efficacité. Donc, mettre au point et rapidement en ligne, un système modeste mais qui fonctionne. Et puis ne pas hésiter à faire évoluer, et mettre à la poubelle, ce qui devient obsolète.

7. Ne pas parler de l’intranet
Le rôle des managers et des communicateurs est ici déterminant. Les managers doivent montrer l’exemple : utiliser l’intranet, y apparaître, y faire référence en réunion, participer aux formations avec leurs équipes,… sans doubler de mail et de paperasses (éviter la concurrence des autres canaux). Quant aux communicateurs, ils doivent veiller à ce que les autres supports (newsletters,…) renvoient vers l’intranet, cœur du système informationnel.

8. Acheter une boîte noire
L’outil tout-en-un. Sauf si vous voulez jeter votre argent et votre autonomie par la fenêtre, fuyez tout outil « clé sur porte ». Il y aura toujours quelque chose qui ne rentrera pas dans la boîte noire … votre entreprise est unique. Mais réinventer la roue peut également s’avérer coûteux et inefficace. L’idéal reste donc de partir de modules existants, mais qui ne vous coincent pas et permettent le développement sur mesure.

9. 100% Top Down
L’intranet 100% « top down », c’est celui qui ne pratique que la communication descendante. Le management, de manière directe ou à travers ses porte-paroles, est le seul autorisé à exprimer l’entreprise. Les contenus sont filtrés, soumis à approbation stratégique. Vision trop verticale, qui réduit considérablement la dynamique.

10. 100% Bottom Up
L’intranet 100% « Bottom up », c’est celui où tout le monde peut publier sur tout. L’information remonte librement, mais le management ne s’implique pas. L’intranet s’agite, pollue, mais n’a pas de valeur officielle. Que ce soit dans un sens ou dans l’autre, quittez donc la vision verticale et adoptez une approche réseautique. Surtout que tout le monde s’en mêle, dans tous les sens, mais avec un superbe cadrage (pilotage, rôles bien déterminés des acteurs, workflow,…).

Cet article a été rédigé dans le cadre d’une intervention auprès de l’ABCI (Association Belge de la Communication Interne), dans les locaux de l’Université de Namur.

Et tous les conseils pour réussir son intranet en formation. Pour ceux qui envisagent une refonte, faites appel à nos services !

Commentaires des lecteurs

  • Commentaire by Guillaume-Nicolas MEYER — 4 mai 2010

    Excellent condensé. Je m’empresse d’envoyer vos conseils à mes supérieurs 😉
    Pince sans rire, et pour avoir refondu des Intranets, c’est vraiment la liste exhaustive de ce qu’il ne faut pas faire et vous expliquez très bien pourquoi.
    Bravo pour ce travail, qui manquait sur la toile.

    Cordialement,

  • Commentaire by Recruteo — 4 mai 2010

    Je souscris à tout.
    J’aurais même élargi le point 7 à la notion de volonté.
    S’il n’y a pasde volonté hiérarchique pour pousser le projet, c’est mort né.

  • Commentaire by Sylvain Richard — 5 mai 2010

    Excellent récapitulatif en effet.
    Les plus gros ratés que j’ai pu constater étaient relatifs au point n° 7, mais vous mentionnez de manière exhaustive (il me semble) tous les freins importants à l’utilisation de ce type d’outil.

  • Commentaire by Stéphane L'Ecuyer — 5 mai 2010

    Excellent article. Cela résume très bien à mon avis les pièges classiques à éviter lors de la réalisation ou de la refonte d’un intranet. Bravo!

  • Commentaire by Reussir son blog — 28 mai 2010

    Très utile l’intranet. Je sais de quoi je parle… sans ça la gestion d’une grande équipe peut devenir anarchique.

  • Commentaire by JF Nogier — 14 juin 2010

    Nous avions écrit, il y a quelques temps 😉 un article du même type sur les bonnes pratiques pour réussir son intranet :
    http://www.usabilis.com/articles...

    On y retrouve également des conseils pratiques sur la conception d’un intranet.

    A la réflexion, après avoir mis en oeuvre ou essayé de mettre en oeuvre ces principes dans les portails intranet sur lesquels nous sommes intervenus, je rejoins Sylvain Richard, le point 7 est essentiel : sans l’appui du management, et surtout du middle-management, il est quasi-impossible de réussir son intranet.

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