Qui gère la refonte du site web ?

Il était une fois... une refonte et de nombreux métiers autour de la table.

Les désignés volontaires

Sarah est stagiaire dans l’entreprise. Elle vient d’arriver. Très geek, très motivée, très jeune, elle a été nourrie au smartphone et endormie à la tablette. Internet, c’est comme le ronron du chat, elle adore. Elle slide comme elle lèche-vitrine, avec Sarah, ça swing. Tout le monde l’adore. On ne savait pas trop quoi lui donner à faire pendant son stage, ça tombe bien elle va refaire le nouveau site !
Sarah est très débrouillarde. Elle a repéré Jeanine, une encyclopédie vivante à quelques mois de la retraite, qui connaît tout sur l’activité de l’entreprise, les produits et les clients.

Jeanine Jolie, fan du Mexique, à quelques mois de la retraite, pas très branchée Internet, mais encyclopédie vivante de l'entreprise.
Crédits photo : https://pxhere.com/fr/photo/23220

La connaissance de Jeanine est d’une grande aide pour Sarah qui, enthousiaste, rassemble toutes les informations sur les produits, les services, l’histoire de l’entreprise, etc. Jeanine lui raconte plein d’anecdotes sur les clients, 35 ans au sein de l’entreprise, ça ne tient pas en une page ! Un duo de choc qui s’entend à merveille. Petit détail… ni l’une ni l’autre ne savent comment on conçoit un site web.

Qu’à cela ne tienne, redoublant d’énergie, elles décident ensemble de bricoler quelque chose. Dans un document Word, elles recopient le menu de navigation du concurrent, les sous-menus d’un site plus ou moins dans le domaine et quelques idées ici-et-là qui leur semblent bonnes, et en tout cas, qu’elles trouveraient sympa sur le site. Elles copient des textes à gauche, à droite, qu’elles changent un peu… C’est vrai, la rédaction, ce n’est pas trop leur truc. Pour les fiches de produits, elles retapent les catalogues et scannent les photos. Après quelques nuits blanches, Sarah a bidouillé un Wordpress et elle a même réussi à créer un formulaire.

Très fier du résultat, notre duo de choc s’apprête à présenter le nouveau site. Saluons la prouesse !

Le site, 6 mois plus tard.

L’équipe informatique

L’équipe informatique vient de boucler un gros développement. Elle a enfin le temps de se pencher sur le site internet.

Stéphane part sur une analyse fonctionnelle et rédige un cahier des charges. A la première lecture du document de Sarah et Jeanine, les choses ont l’air assez simples: une base de données pour les produits, un module pour les news, un autre pour la newsletter, un moteur de recherche… A voir comment gérer le RGPD et les droits, etc. On va analyser comment faire le lien avec l’ERP. Pour la sécurisation du site, on a déjà tout ce qu’il faut. Pour le CMS, Stéphane pense utiliser le même que celui qu’ils utilisent déjà pour l’intranet. Pour le moteur de recherche, ils optent pour Elastic Search. Dominique est chargée du développement.

Dominique demande : "Sur quoi je me base pour le graphisme ?"

Stéphane lui répond : "Tu peux prendre le template du thème par défaut. Il est "responsive". Parce que si on commence à chipoter dans le thème, ça va vite être fragile."

OK... ça roule et ça code, tout baigne !

Le site est développé dans les règles de l’art, on ne peut pas faire mieux !

Le site, 3 mois plus tard, tout habillé de lorem ipsum dolor sit

Les graphistes

L’équipe graphique revient de Londres où elle a suivi une formation. La tête pleine d’idées, elle suggère de changer le graphisme du site qui se morfond sur le serveur en attendant le contenu qui semble tarder à venir. Ça fait beaucoup de pronoms relatifs « qui » pour une seule phrase, on vous l’accorde, mais quand un projet s’embourbe depuis près d’un an, tout devient relatif.

L’IT donne son feu vert, on revoit le graphisme. Le site, c’est vrai, est un peu tristounet.

Quelques semaines plus tard, de nouvelles maquettes sont proposées. Ça arrache ! Tout le monde est convaincu. On intègre tout cela et le tour est joué.

Le graphisme est développé dans les règles de l’art, on ne peut pas faire mieux !

Le site, 1 mois plus tard, graphiquement, il arrache !

L’équipe de communication

Ça arrache, mais le tour n’est pas tout à fait joué. L’équipe de communication fait remarquer qu’il n’y a pas de place pour le contenu, ou que si, en fait. Il y a tellement de place que maintenant que le contenu est rédigé, on ne sait plus où le mettre. Ça ne colle pas avec les interfaces. On avait prévu de mettre des actualités en page d’accueil, nous, on en fait quoi ? Et les événements, et les salons et les réseaux sociaux ? Tout cela est stratégique pour la communication, comment fait-on ?

Le projet est gelé.

Quelques réunions plus tard, de nouvelles maquettes sont proposées. Les actualités sont venues meubler le désert. Les salons sont annoncés en page d’accueil et on peut même les partager sur les réseaux sociaux. L’équipe de communication est contente.

La communication est orchestrée dans les règles de l’art, on ne peut pas faire mieux !

Le site, 1 mois plus tard, avec ses news !

Le management

Mais tout le monde n’a pas encore dit son (dernier) mot.
Vendredi, autour d’un pain-surprise et de quelques boissons rafraîchissantes, le département de communication a présenté le nouveau site au management... Le comité a trouvé le site très beau, le contenu très intéressant, le tout très fluide… Mais il ne traduit apparemment aucunement les 3 nouveaux piliers de la stratégie de l’entreprise, qui sont mis en vedette dans le dernier rapport annuel. Par ailleurs, tout cet investissement éditorial est séduisant, mais qu'est-ce qui nous assure un retour sur investissement ?

Un grand blanc envahit l’espace… surprise surprise !

Le chef de projet

Le Directeur tranche : "Je veux un responsable qui reprenne en main le dossier. Dans 2 mois, pour le salon de l'innovation, j'aimerais pouvoir présenter officiellement notre nouveau site web."

Tous les visages se tournent vers... Guy. Sa réputation le précède : organisé, toujours dans les temps, rigoureux, fiable et consensuel.

Guy s'adresse aux collègues : "Ne me regardez pas comme cela, vous me faites peur :-) Je veux bien prendre ce projet en main. Je vais rédiger un cahier des charges, que je propose de faire approuver par chaque département concerné. Mais ne me demandez pas de faire la conception du projet. Pour cela, j'ai absolument besoin d'un architecte ! J'avais travaillé à l'époque avec une entreprise avec des animaux dans le logo... des canards, je crois, ou des dauphins... que ça se fasse avec eux ou avec d'autres, peu importe, mais il faut un architecte d'information professionnel sur lequel m'appuyer."

Le Directeur répond : "C'est OK, Guy, vous avez mon feu vert... à condition de rester dans l'enveloppe financière prévue, on s'entend n'est-ce pas ?"

L’architecte de l’information

Quelques jours plus tard, Aurélien, architecte de l’information fait son entrée dans le projet.

Avec le chef de projet et le management, Aurélien passe en revue la stratégie de l’entreprise. Puis, en collaboration avec l’IT et le département de communication, il fait l’analyse de l’existant. Il définit les besoins des utilisateurs et leur comportement de recherche en s’appuyant sur des interviews. Aidé par notre duo de choc, Sarah et Jeanine, il fait l’inventaire du contenu. Un tableau Excel rassemble toutes les données. Il servira de référence autant aux rédacteurs qu'aux informaticiens. L’arborescence voit le jour et elle est affinée grâce à des tests utilisateurs qui viennent éclairer quelques zones d'incompréhension. Notre architecte de l’information spécialisé en UX se met à dessiner des wireframes. Jeanine, 35 ans d’entreprise et de service clientèle, vient enrichir les interfaces de sa connaissance client. Les graphistes emballés mettent les wireframes en scène, soulagés de ne pas devoir inventer et taper des libellés, ce n’est pas leur métier.  Les interfaces arrachent ! La phase de développement se poursuit. Le département de communication a fort à faire, il orchestre la refonte éditoriale en collaboration avec l’architecte de l’information et l'aide de Sarah. Le chantier de réécriture est de taille. L’autre jour, ils ont regardé une vidéo sur l’infobésité des sites, et ça leur a parlé !

Le projet de refonte avance bien, le site est prêt, on intègre les contenus. Jeanine qui a reculé sa date de mise en retraite va même bénéficier d’une formation au CMS, elle est aux anges. Sarah a été engagée par l’entreprise, elle sera webmaster du nouveau site, la classe ! Les derniers tests et affinements ont été menés, tout roule, demain, c’est le grand jour, on lance le nouveau site !

Morale de l'histoire

Alors bien sûr, dans sa globalité, cette histoire est une fiction. Nous avons romancé plusieurs expériences réelles rencontrées tout au long de nos 20 ans de pratique. Et c’est vrai qu’à nos débuts, nous étions un peu dans les New Balance baskets de Sarah !

Vous l’aurez compris, un projet de refonte gagne à rassembler tous les métiers et à les faire collaborer sous peine d’avoir un « patchsite » (patchwork + site) qui n’atteindra pas les objectifs de l’entreprise. L'architecte d'information a un rôle clé : orchestrer la collaboration des métiers au travers d'une méthodologie rigoureuse, orientée utilisateur. Sans la collaboration des métiers, son travail sera peu fructueux. En somme, l'architecte d'information est aussi indispensable et aussi insuffisant qu'un chef d'orchestre face aux musiciens :-)

Dans le cadre d’une refonte, le regard d’externes vous aidera à prendre du recul, à penser les choses autrement, à adopter une démarche orientée utilisateur, mais surtout à vous faire accompagner sur des expertises ponctuelles, à l'efficacité mesurable, comme l'indispensable expertise de l’architecture de l’information dans des projets d'envergure, car à moins que vous vous appeliez Microsoft, vous n’avez sans doute pas d’équipe dédiée en AI ;-) !

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DOSSIER COMPLET

FAQ - Refonte de site web

• Qu’est-ce que l’architecture d’information ?
• Quand une refonte est-elle vraiment nécessaire ?
• Quelles sont les étapes d'une refonte de site web ?
• Qui se charge idéalement de la refonte du site web ?

VIDÉOS

• L’architecture d’information, une clé de votre site web
• Intranet : les 5 minutes qui valaient un million d’euros
• Architecture d’un site web public : les 5 points clés
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